Travail en retard : plan de sauvetage

• Écris : « Je serai à jour quand… »
• Ajoute 3 critères simples :
  • Livrable (ex: document envoyé, ticket clos)
  • Qualité minimale (ex: relu 1 fois)
  • Destinataire (qui valide ?)

• Note tout ce qui te préoccupe : tâches, demandes, idées, messages à répondre.
• Pas de jugement : le tri vient après.
• Si une tâche est grosse, écris-la en 1 phrase (on découpe plus tard).

• Mets 2 blocs dans ton agenda :
  • Bloc 1 (60–90 min) : tri + plan + premier livrable
  • Bloc 2 (60–90 min) : exécution concentrée
• Si tu ne contrôles pas ton agenda : préviens que tu es indisponible sur ces créneaux.

Crée un tableau rapide :

• Tâche
• Échéance / contrainte (date ou « dès que possible »)
• Conséquence si rien (ex: retard client, blocage collègue, amende)

Remplis en 10 minutes max.

• Une tâche = un verbe + un résultat (ex: « envoyer le devis »).
• Si ça prend < 5 minutes : fais-le tout de suite (si ça ne casse pas ton focus).
• Si ça dépend de quelqu’un : crée une action de relance (mail, message).
• Si ça prend > 1h : découpe en étapes de 20–30 min.

Pour chaque tâche bloquée, écris :

• Ce qui manque (info, validation, fichier, accès)
• Qui peut débloquer
• La question exacte à poser

Objectif : transformer « je suis bloqué » en une demande claire.

Choisis 1 action qui :

• débloque d’autres personnes, ou
• donne un signal de progrès (ex: réponse, livrable partiel).

Fais-la avant de te lancer dans le gros morceau.

Découpe en 3 niveaux :

1. Minimum utile : ce qui rend le livrable utilisable.
2. Confort : ce qui améliore, sans être vital.
3. Bonus : sympa, mais dispensable.

Ensuite : livre le minimum utile en premier.

• Écris ce que tu retires et pourquoi (temps, dépendance, priorité).
• Remplace par une alternative simple (ex: « version texte » au lieu de « mise en page complète »).
• Mets la coupe dans un parking : une liste « à revoir plus tard ».

Structure de demande :

• Fait : où tu en es (1 phrase).
• Risque : si tu maintiens la date.
• Proposition : nouvelle date + ce qui est livré à cette date.
• Choix : « tu préfères A ou B ? »

Important : renégocier tôt = crédible. Renégocier tard = fragile.

Pour chaque priorité, écris :

• Résultat attendu (visible)
• Temps estimé (grossier)
• Première action (≤ 10 minutes)

Si tu as 8 « priorités », c’est une liste, pas un plan.

Découpe en blocs :

• Bloc Focus 1 : produire (60–90 min)
• Bloc Admin : messages, relances (20–30 min)
• Bloc Focus 2 : produire (60–90 min)
• Bloc Livraison : envoyer / partager / valider (20–30 min)

Répète demain si besoin.

Évite le perfectionnisme en fixant une barre claire :

• 1 relecture rapide
• 1 vérif des éléments critiques (chiffres, noms, liens)
• 1 export / partage propre

Tu peux améliorer après, mais tu dois pouvoir livrer.

Mini-rituel de 10 minutes :

• 3 min : revoir la liste
• 5 min : choisir les 3 priorités
• 2 min : envoyer 1 message important (si nécessaire)

Ça évite que le retard revienne en douce.

• Choisis 1 message (mail/Slack) pour les personnes concernées.
• Dis : ce qui est prêt, ce qui manque, quand arrive la suite.
• Promets un prochain point (ex: « je reviens vers toi à 16h »).

Pose 2 questions :

1. Qu’est-ce qui est vraiment indispensable ?
2. Qu’est-ce qui peut attendre ?

Même si tu penses connaître la réponse : demander évite les surprises.

Au lieu d’une grosse promesse :

• promets une étape (ex: « brouillon »),
• à une heure (pas « bientôt »),
• et respecte-la.

Ex: « Je t’envoie une V0 à 15h30, même si ce n’est pas parfait. »

Utilise ces messages tels quels puis adapte 2–3 mots à ton contexte. Objectif : être clair, proactif, et donner des choix.

Le plus risqué = ce qui peut :

• te bloquer, ou
• te prendre 3× plus de temps que prévu.

Fais un test rapide (20 min) pour vérifier que ça marche avant d’investir 2 heures.

• Mets un statut : « focus jusqu’à [heure] ».
• Regroupe les réponses aux messages dans 2 créneaux (ex: 11h et 16h).
• Si on t’interrompt : note la demande, réponds plus tard (sauf urgence réelle).

Avant d’envoyer :

• Le fichier s’ouvre ?
• Les liens marchent ?
• Le nom de fichier est clair ?
• Le message d’accompagnement indique la suite (prochain point) ?

Quand c’est possible :

• Envoie une V0 (brouillon) tôt.
• Demande un retour sur 2 points maximum.
• Fixe une limite : « si pas de retour avant [heure], je finalise ».

1. Qu’est-ce qui a créé le retard ? (cause principale)
2. Quel signal j’ai ignoré ? (le début du problème)
3. Quelle règle j’ajoute ? (simple, applicable)

Ex de règle : « Toute tâche > 2h est découpée en étapes. »

• Chaque matin : choisir 3 priorités max.
• Chaque fin de journée : noter la prochaine action pour demain.
• 2 fois par semaine : 15 min pour couper/déléguer/renégocier.

Le secret : garder une liste courte et vivante.

Crée 3 modèles :

• un message de mise à jour (manager/client)
• une checklist de livraison
• une table de tri (tâche / échéance / conséquence)

Le futur toi te dira merci.